Bases Fondo Divulga

El FONDO DIVULGA tiene como objetivo financiar la difusión del trabajo científico realizado por investigadores e inventores pertenecientes a instituciones miembros de CEDIA en eventos científicos de alto impacto a nivel mundial.

El Fondo Divulga está destinado a apoyar a los investigadores e inventores a difundir sus creaciones en eventos internacionales. En este sentido, el fondo cubrirá la participación en estos eventos independientemente si se trata de:

• Artículos científicos o;
• Patentes

CEDIA, a través del FONDO DIVULGA, convoca a los investigadores e inventores de sus instituciones miembros a concursar por el financiamiento para presentar el resultado de sus investigaciones en eventos científicos de alto impacto a nivel mundial.

Para la programación del fondo se contemplan 3 fases:

• Fase de Postulación: Desde el 06 de febrero, hasta el 13 de septiembre de 2024; o hasta agotar fondos.
• Fase de Desarrollo del Proyecto: contempla las actividades relacionadas a la gestión del pago de la inscripción, compra de pasajes y viáticos. Esta fase tendrá un plazo de ejecución de hasta 3 meses.
• Fase de Gestión del Conocimiento: actividades específicas en gestión del conocimiento o divulgación y difusión de resultados según corresponda, de acuerdo a la naturaleza del proyecto. Para el efecto, se usarán los servicios de CEDIA, debiendo cada proyecto someterse a una evaluación de gestión de conocimiento.

Tabla 1: Plazos de Ejecución del Fondo

Las propuestas del FONDO DIVULGA deberán cumplir con los siguientes lineamientos y requisitos:

a. La postulación debe ser registrada en la plataforma EasyChair en formato PDF, misma que debe incluir el formulario y anexos de postulación disponibles en: https://easychair.org/conferences/?conf=divulga2024

b. Presentar la carta de compromiso y responsabilidad suscrita por el representante legal de la Institución participante, disponible en: https://cedia.edu.ec/docs/fondos/FondoDivulga/CARTA%20DE%20COMPROMISO%20Y%20RESPONSABILIDAD%202024.docx

c. Las cartas de compromiso tanto del Representante legal como del tutor (cuando aplique) deben ser cargadas en la plataforma EasyChair en formato PDF.

d. En caso de que las cartas de compromiso tengan firma física deben remitirse a las instalaciones de CEDIA – Cuenca.

e. No podrán postular al Fondo Divulga aquellos investigadores que mantengan abiertos proyectos en fase de desarrollo del proyecto adjudicados en convocatorias previas de este fondo.

f. Quien postule no debe adeudar a CEDIA informes u otros documentos en relación a convocatorias previas, situación que será verificada por el área de gestión de proyectos.

g. El postulante deberá estar registrado dentro del Repositorio Ecuatoriano de Investigadores (REDI): https://redi.cedia.edu.ec/ y la información deberá estar actualizada al momento de la postulación.

h. El postulante deberá colocar dentro del Formulario de Postulación el código ORCID y actualizar la información de su perfil a la fecha de la postulación.

i. El participante deberá constar como autor o coautor del artículo científico a presentar, o en su defecto, como inventor de la patente.

j. El participante deberá ser docente, investigador o estudiante de una de las instituciones miembros de CEDIA. En caso de que se trate de un estudiante, el mismo deberá tener un docente que actúe como tutor del mismo.

k. En caso de que se trate de un estudiante, el tutor deberá suscribir el documento disponible en: https://cedia.edu.ec/docs/fondos/FondoDivulga/Carta%20Compromiso%20Tutor%20del%20Estudiante%202024.docx como respaldo de la postulación.

l. La filiación institucional del autor participante o en su defecto, la titularidad o cotitularidad de la invención, debe ser de una institución miembro de CEDIA y así debe constar en el artículo o patente a presentar.

m. El congreso (para artículos científicos) o evento (para patentes) deberá tener trayectoria; es decir, deberán haberse realizado por lo menos tres ediciones anteriores.

n. Presentar el correo de aceptación por parte de los organizadores del evento y/o congreso, así como la agenda tentativa del mismo.

o. Presentar la propuesta al menos 60 días antes de la fecha del evento o congreso.

p. El congreso o evento donde se presentarán los artículos científicos o patentes deberá realizarse en el mismo año de la convocatoria, a más tardar en diciembre.

Artículos Científicos:

q. El libro de actas donde se van a publicar los artículos del congreso deberá estar indexado en bases de datos de alto impacto (SCOPUS / WOS). Por lo que se deberán proporcionar los enlaces que permitan verificar la relevancia de la exposición.

r. El artículo a presentar deberá ser completo (full paper). No se receptarán propuestas que correspondan a resúmenes extendidos, posters, artículos cortos, etc.

Patentes:

s. Las patentes deberán estar publicadas y presentar la memoria descriptiva completa.

a. El financiamiento deberá ser solicitado para un solo autor/coautor/inventor por propuesta.

b. CEDIA otorgará hasta:

• $4.000,00 por postulación para artículos científicos
• $5.000,00 por postulación para patentes.

c. La contribución de CEDIA será gestionada directamente. Solo en casos excepcionales y bajo aprobación previa el proponente podrá realizar los pagos de los rubros que CEDIA financia, y estos podrán ser reembolsados de acuerdo a los procesos internos.

d. CEDIA será quien adquiera los tickets aéreos, quedando a su criterio tanto la aerolínea, la clase y las fechas de vuelo. Las fechas de viaje contemplan un día previo y un día posterior al evento.

e. El presupuesto asignado al proyecto podrá financiar los siguientes rubros:

1. Registro/Inscripción al congreso o feria de invenciones: Sin restricción presupuestaria.
2. Pasajes y Subsistencias: De acuerdo al siguiente desglose:

Tabla 2: Financiamiento para viajes

 *En caso de que el hospedaje incluya desayuno, se restará el monto de USD. 15,00 destinados para este propósito.

3) Stand: Para las ferias de invenciones, se podrá solicitar presupuesto para los insumos que se requieran para el stand. Para el efecto, se deberán usar los servicios de CEDIA a través de sus unidades especializadas.

4) Plan de Gestión del Conocimiento: se destinará un valor fijo de USD 400,00 destinados a actividades específicas en gestión del conocimiento, como divulgación y difusión de resultados según corresponda, de acuerdo a la naturaleza del proyecto.

En casos especiales que requieran reembolso se deberá presentar:

1. Las facturas originales de consumo u otros comprobantes autorizados a nombre del proponente que cuente con documentos tributarios debidamente autorizados (los comprobantes no podrán contener bebidas alcohólicas en la descripción). 
2. Cuando las adquisiciones superen los UDS 1.000,00 más IVA, deberá presentarse tres proformas y un cuadro comparativo
3. Las solicitudes de reembolso deben realizarse máximo 15 días después de la ejecución del gasto.

f. En el caso de que exista retrasos en la entrega del visado, el postulante podrá solicitar a CEDIA bajo su responsabilidad la aprobación de la ejecución presupuestaria mediante la figura de reembolso.

Sin embargo, en caso de que por cualquier motivo el investigador no pueda viajar, CEDIA no procederá con el reembolso.

g. La ejecución del presupuesto del proyecto debe realizarse únicamente dentro del plazo establecido en el convenio para cada una de las fases. Todo gasto que se realice fuera de este plazo no será cubierto por CEDIA.

h. Se podrá solicitar una prórroga justificada para la fase de desarrollo del proyecto de máximo 60 días, cuya aprobación estará a criterio de CEDIA.

i. Al final de la ejecución del proyecto, CEDIA emitirá un informe de liquidación de gastos que se detallará en el Acta de Liquidación del Convenio.

j. Para el caso del Fondo Divulga no se financiarán:

k. Propuestas que correspondan a resúmenes extendidos, pósters, artículos cortos, etc.

l. Artículos que hayan sido aprobados en base a revisión únicamente del abstract o resumen.

m. Artículos previamente publicados.

n. Modelos de utilidad o diseños industriales.

o. Patentes que únicamente hayan ingresado su solicitud y aún no cuenten con su fecha de publicación, y/o que no envíen la memoria técnica correspondiente.

p. Costos excedentes por solicitud de viaje con días de anterioridad o posterioridad al evento.

q. Traslados y alojamiento de personas distintas al investigador, docente o estudiante que presente el artículo científico o patente.

r. Todo valor adicional en la compra de pasajes, generados por multas, penalidades debidas a cancelaciones, cambios de fecha o destino.

s. Pasajes comprados y no utilizados.

t. Gastos por solicitud de visado, enfermedad, seguro médico y otros.

u. Teléfonos celulares, chips, tiempo aire para minutos

a. Todas las postulaciones serán sometidas a una revisión de forma a cargo de la unidad responsable del Fondo en CEDIA, que consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos de postulación, establecidos en el apartado 5 de este documento.

b. Dentro del proceso de evaluación de forma se contará únicamente con una oportunidad de subsanación, misma que tendrá un plazo de 72 horas desde la notificación del proceso. En caso de no realizar las modificaciones o entrega de documentación complementaria solicitada por CEDIA en el tiempo estipulado, la propuesta quedará automáticamente descartada.

c. Todas las postulaciones que cumplan con la revisión de forma, serán sometidas a una evaluación de fondo que se realizará por parte de la Comisión Académica y de Investigación de CEDIA.

• Para el caso de artículos científicos, la Comisión Académica y de Investigación de CEDIA evaluará la indexación del libro de actas donde se va a publicar los artículos de acuerdo a factores de impacto y trayectoria del congreso.
• Para el caso de invenciones (patentes) la Comisión de Académica y de Investigación evaluará la calidad y trascendencia del evento de divulgación, y que, a su vez, estén respaldados por instituciones de alto nivel.

a. La Comisión Académica y de Investigación notificará a la unidad responsable de CEDIA sobre las postulaciones seleccionadas.

Las postulaciones que hayan superado la fase de evaluación y hayan subsanado las observaciones, serán notificadas sobre el proceso de selección y se procederá con la adjudicación del Fondo Divulga por el monto aprobado en el formulario de postulación, de acuerdo a la distribución y condiciones allí establecidas, en un periodo máximo de 20 días desde la recepción de la postulación.

Para el efecto, CEDIA remitirá un convenio de adhesión, que será suscrito por el representante legal de la institución, o su delegado; siempre que exista la capacidad jurídica para hacerlo y por el Director Ejecutivo de CEDIA.

El convenio suscrito por las instituciones seleccionadas debe ser remitido en un periodo de 30 días calendario desde el envío del mismo.

Los postulantes se comprometen a:

• Ser responsables por la postulación que realicen, y eximir a CEDIA de toda responsabilidad respecto a cualquier reclamación o daño que derive de su postulación.
• Realizar las declaraciones de responsabilidad contenidas en el formulario de postulación.
• Enviar toda la documentación inherente al Fondo Divulga que sea solicitada por CEDIA.

En caso de adjudicación, se comprometen a:

• Sujetarse a los términos y condiciones del respectivo convenio de adhesión y sus anexos enviados por CEDIA; por lo tanto, aceptan que no puede ser modificado.
• Cumplir con las bases del fondo y el convenio que se suscriba.
• Cumplir con la normativa vigente.
• No infringir derechos de terceros.
• Eximir a CEDIA y mantenerla indemne de cualquier responsabilidad que surja de una reclamación realizada por terceros tanto en vía administrativa, judicial o extrajudicial.
• Notificar a CEDIA en el plazo máximo de 72 horas sobre cualquier novedad que surja en relación al proyecto adjudicado y que afecte el normal desarrollo del mismo. El reporte vendrá acompañado de una propuesta de reprogramación en caso de que aplique.
• Entregar el informe de resultados de la ponencia en el congreso financiado en un plazo de 10 días calendario posterior a la fecha de finalización del evento.
• Entregar el certificado de participación y fotografías del evento solicitado oportunamente por la unidad a cargo del fondo.
• Actuar con ética y profesionalismo.
• Firmar el convenio de adhesión, entendiendo que no pueden realizarse cambios sobre este documento.
• Gestionar la firma del convenio por parte del representante legal de la institución a la que pertenece y enviarlo dentro del plazo exigido.

a. Los proyectos adjudicados podrán finalizar por las siguientes causales:

1. Por cumplimento de las obligaciones del convenio y de los objetivos del proyecto.
2. Por mutuo acuerdo de las partes: debido a causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas que no permitan la continuidad del proyecto.
3. Cierre Unilateral: cualquiera de las partes podrá solicitar cierre unilateral por incumplimiento en cualquiera de las cláusulas del convenio de adhesión, y sus documentos habilitantes, así como de las bases del Fondo Divulga.

En el caso de CEDIA, podrá decidir unilateralmente el cierre del convenio cuando:

1. El plazo para ejecución del convenio hubiere culminado.
2. Se incumpliere en cualquiera de los procesos referente a las adquisiciones.
3. El proponente no presentare la información solicitada por los gestores del proyecto en los tiempos acordados a fin de realizar las adquisiciones de manera oportuna.
4. El proponente no presentare el informe de resultados tras los 10 días calendario posteriores al evento o congreso.
5. CEDIA hubiere solicitado hasta por tres ocasiones reiteradas documentos pendientes y el postulante no remitiere los mismos.
6. Por algún conflicto legal que impida continuar con la ejecución del proyecto, especialmente cuando se ha infringido normativa, permisos o derechos de terceros. En este caso toda responsabilidad será asumida por la contraparte transgresora, excluyendo a CEDIA y manteniéndola indemne, de todo conflicto que se genere en relación a este incumplimiento.
7. En caso de la IES proponente no contara con contrato vigente de Red Avanzada en cualquier etapa del Fondo.

En el caso de las universidades podrán decidir la terminación unilateral cuando:

1. CEDIA se negare a entregar o gestionar los recursos de acuerdo al Formulario de Postulación.
2. CEDIA incumpliera en los montos de financiamiento establecidos en el convenio.

b. Para el cierre del convenio de adhesión, las organizaciones participantes suscribirán un acta de liquidación y cierre emitida por CEDIA; en la cual se establecerá el estado de cumplimiento de objetivos, entregables generados, ejecución del presupuesto, liquidación de gastos y los resultados obtenidos durante la ejecución del mismo.

Dentro del acta, se incluirá una evaluación de eficiencia y cumplimiento del postulante y deberá ser suscrita por las partes comparecientes del convenio.

CEDIA aplicará las siguientes sanciones dependiendo de la falta cometida por los participantes del proyecto:

a. Impedimento para postulación y adjudicación de fondos en convocatorias futuras:

1. Cuando CEDIA hubiere determinado el cierre anticipado del convenio de adhesión. En este caso, el impedimento será únicamente para el participante que haya incumplido con sus obligaciones.
2. El participante no haya justificado los gastos realizados, no podrá participar en futuras convocatorias.
3. Cuando el postulante infrinja derechos de propiedad intelectual, no podrá participar en ninguna otra convocatoria de CEDIA.
4. Todo acto de corrupción será sancionado con la prohibición de participación en futuras convocatorias de CEDIA y será reportada al representante legal de la respectiva institución.

Los registros de estas sanciones, los llevará el área legal de CEDIA, misma que notificará al área responsable del fondo sobre la imposibilidad de participación de la institución o uno de sus integrantes.

Es posible que dentro de cada convocatoria CEDIA tenga acceso a información confidencial del postulante o de terceros relacionados. Se entenderá por información confidencial únicamente aquella que sea identificada por el postulante como confidencial o privilegiada. En tal virtud, CEDIA se compromete a aplicar todas las medidas de seguridad razonables para evitar la revelación, acceso o uso no autorizado de Información Confidencial del postulante.  

Mismo compromiso adquieren los postulantes respecto de cualquier tipo de información perteneciente a CEDIA a la que tengan acceso. 

En ese marco, tanto el postulante, así como CEDIA, adquieren la obligación de hacer cumplir estos compromisos a sus empleados y terceros relacionados. Así mismo, se comprometen a no usar la información de forma distinta a la autorizada o en beneficio propio o de terceros sin autorización expresa y por escrito.  

No será confidencial a la información que haya sido divulgada por cualquier medio antes de la postulación al fondo.

El intercambio de información que devenga de la relación que pueda existir con ocasión de esta convocatoria no será interpretada como cesión u otorgamiento de cualquier derecho de propiedad sobre la Información Confidencial que es de la Parte reveladora, ni antes, ni durante, ni con posterioridad a la vigencia de la relación existente. Tampoco existe obligación alguna de comprar o pagar por el acceso a dicha información o por su uso autorizado en el marco de esta convocatoria. 

Cuestiones específicas de confidencialidad de la información quedarán establecidas en el convenio o contrato específico de cada fondo. 

Los derechos de propiedad intelectual que pudieran surgir con motivo, y como resultado de cualquier actividad vinculada a la postulación o ejecución del proyecto con motivo de su participación en esta convocatoria corresponderán a sus creadores o a quien pueda demostrar la titularidad sobre esos derechos. Mismo tratamiento se les dará a los derechos de propiedad sobre bases de datos que se generen para el cumplimiento de esta convocatoria, con lo que éstas serán de titularidad de quién las provea y gestione de acuerdo con la normativa vigente y aplicable a la materia.  

Todas las creaciones intelectuales generadas en relación con esta convocatoria estarán amparadas por la normativa vigente en materia de propiedad intelectual y bajo ningún concepto se entenderán cedidos o transferidos a CEDIA a menos que exista un acuerdo expreso.

Por su parte, los postulantes deben garantizar que sus postulaciones así como los documentos que se anexen y se incorporen en la ejecución del fondo no infringen derechos de terceros en atención a la normativa vigente. En general al postular se declara y garantiza que no se están infringiendo ni perjudicando derechos de terceros, con lo que se comprometen a mantener indemne a CEDIA de cualquier reclamo que pudiera derivarse de su participación.

En caso de que existan reclamos de terceros los postulantes se obligan a asumir los gastos de defensa judicial o extrajudicial de CEDIA, conforme los profesionales designados por esta última.

Las instituciones participantes al postular, autorizan a CEDIA el uso de su logo institucional, mismo que se utilizará para dar a conocer su participación o lo resultados de ésta, sin que pueda exigir por ello pago o beneficio alguno.   

En el caso de que se requiera usar cualquier signo distintivo de titularidad de CEDIA, el postulante deberá tramitar la autorización expresa y escrita para ese fin. 

En cuanto a la difusión, seguimiento y clausura de las actividades devenidas de cada fondo,  los postulantes autorizan a CEDIA el uso de su imagen y voz en la retransmisión en directo y reproducción de fotografías, grabaciones así como la edición y publicación de productos de difusión en cualquier medio de su participación dentro del proyecto, así como los resultados generados en el mismo, haciendo uso de su imagen para sus fines institucionales (salvo información a guardarse bajo discreción como objeto puro de investigación), siempre y cuando no se infrinja ninguna política de confidencialidad.

Esta autorización tendrá carácter global, no onerosa, perpetua y respetuosa de los derechos morales de los creadores de las obras generadas, por lo que los participantes tendrán derecho a recibir una copia del material editado cuando lo soliciten a CEDIA. 

Todo entregable que se genere del proyecto, debe señalar que la actividad ha sido financiada por CEDIA. Si se trata de material audiovisual o algún otro que pueda ser publicado, deberá adjuntarse un documento que autorice la difusión por parte de CEDIA respetando los derechos de propiedad intelectual. Una copia de estos documentos deberá ser entregada al área correspondiente.

El/a titular de los datos personales, en calidad de participante, queda informado de que Corporación Ecuatoriana para el Desarrollo de la Investigación y Academia (CEDIA) con domicilio en Gonzalo Cordero 2-122 y J. Fajardo Cuenca-Ecuador y dirección electrónica de contacto protecciondedatos@cedia.org.ec es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales que se traten como consecuencia y finalidad de la gestión del fondo.

CEDIA se toma muy en serio la protección de su privacidad y de tus datos personales. Por lo tanto, tu información personal se conserva de forma segura y se trata con el máximo cuidado.

De conformidad con lo establecido en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, cada participante, con la aceptación de estas Bases Legales consiente que los datos personales facilitados para la participación en este fondo, sean tratados por CEDIA, para tramitar la participación y para tomar contacto en caso de que resultase ganador.

La base legal del tratamiento es el consentimiento que se le solicita y el participante otorga libremente. El participante podrá revocar el consentimiento en cualquier momento.

Los datos personales no serán comunicados a terceros ajenos al servicio/beneficio, salvo cuando exista una obligación legal de hacerlo y serán conservados por CEDIA durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales relacionadas con el fondo, o hasta que se solicite su eliminación y no existan condiciones contrapuestas determinadas en la normativa vinculante.

Los datos personales sólo se comunicarán a la plataforma web EasyChair, con la finalidad de evaluar y seleccionar a la propuesta ganadora y a los suplentes por parte de la Comisión Académica y de Investigación de CEDIA. Por consiguiente, la gestión en relación al tratamiento de datos personales que se realiza en la plataforma, están sujetos a los términos y condiciones de web EasyChair. CEDIA se exime de responsabilidad sobre cualquier uso que pueda hacer un tercero no autorizado por CEDIA.

Asimismo, los datos del ganador del fondo, así como su imagen, podrán ser publicados en Linkedin, Facebook, Twitter, Youtube, Instagram, revistas y páginas Web de CEDIA, como consecuencia de la promoción del concurso en medios propios de CEDIA. Para ello se solicita su consentimiento en estas bases.

Los participantes garantizan que los datos personales facilitados son veraces y la comunicación de los datos personales son tratados con una base legal adecuada y se hacen responsables de comunicar a CEDIA, cualquier modificación de los mismos. CEDIA se reserva el derecho a excluir de esta convocatoria a todo participante que haya facilitado datos falsos o que no cumpla con el resto de requisitos del fondo. Se recomienda tener la máxima diligencia en materia de Protección de Datos Personales mediante la utilización de herramientas de seguridad, no pudiéndose responsabilizar a CEDIA de sustracciones, modificaciones o pérdidas de datos ilícitas.

En virtud de las herramientas institucionales que usa CEDIA, cuyos servidores se encuentran alojados fuera del territorio de Ecuador (sin carácter limitativo, EEUU, Europa, etc.) los datos personales estarían sujetos a transferencias internacionales. No obstante, dicha transferencia internacional de datos cuenta con todas las garantías de seguridad necesarias.

El/a titular puede ejercitar sus derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición o, cuando legalmente proceda, portabilidad, mediante el envío a CEDIA de una solicitud a la dirección antes referenciada.

Para mayor información ponemos a su disposición nuestra política de privacidad en el siguiente link: 
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